Khi bạn làm việc với các nhà máy sản xuất từ các quốc gia không nói tiếng Anh, khả năng giao tiếp hiệu quả trở thành một thách thức. Ngay cả khi nhà cung cấp của bạn ở quốc gia nói tiếng Anh, việc làm việc từ xa vẫn có thể dẫn đến những hiểu lầm. Sau đây là 5 mẹo giúp bạn cải thiện giao tiếp với nhà máy và nhà cung cấp, dựa trên kinh nghiệm 15 năm tìm nguồn hàng của tôi.
Sử dụng nhiều hình ảnh và ít từ ngữ hơn
Trên thế giới có hơn 7000 ngôn ngữ được công nhận, nhưng có một hình thức giao tiếp vượt qua mọi biên giới và văn hóa: hình ảnh. Câu nói quen thuộc “Một bức tranh đáng giá ngàn lời” thực sự đúng khi nói đến việc tìm nguồn hàng. Một bức ảnh có thể tránh được rất nhiều rắc rối không đáng có.
Khi tôi muốn diễn đạt loại sản phẩm cần thiết, tôi luôn gửi kèm một bản tóm tắt bằng văn bản về những thay đổi mong muốn và một bức ảnh có chú thích rõ ràng. Điều này không cần phải quá đẹp; chỉ cần các chú thích, mũi tên, hay vòng tròn sơ sài nhưng đủ để truyền tải ý muốn của bạn.
Đừng bao giờ giả định bất cứ điều gì
Tôi sẽ không bao giờ quên một trong những trải nghiệm tồi tệ đầu tiên của mình khi còn là sinh viên đại học. Tôi đã kinh doanh phụ kiện tàu thuyền và đặt hàng từ một nhà cung cấp với sản phẩm có mô tả mơ hồ là ‘vải che thuyền màu xanh’. Sau vài đơn hàng, chúng tôi nhận được phản hồi tiêu cực về chất lượng vải, và phát hiện ra rằng nhà cung cấp đã thay đổi loại vải mà không thông báo. Lý do họ đưa ra là “Bạn không chỉ định loại vải mong muốn”. Bài học rút ra: không bao giờ để bất cứ điều gì mơ hồ.
Vì vậy, hãy ghi rõ mọi chi tiết trong đơn đặt hàng của bạn: từ loại vật liệu, kiểu khóa kéo, phụ kiện bổ sung, đến cách đóng gói. Bạn có thể sử dụng ghi chú hoặc tạo ra một ‘tech pack’ chính thức để tránh những quyết định dựa trên suy đoán.
Thực hiện cuộc gọi video với quản lý sản xuất
Khi làm việc với nhà cung cấp nước ngoài, khả năng cao bạn sẽ giao tiếp với một đại diện bán hàng thông thạo tiếng Anh. Tuy nhiên, quản lý sản xuất có thể không có kỹ năng tiếng Anh tốt, dẫn đến việc thông tin bị truyền đạt sai lệch. Để tránh điều này, hãy thực hiện cuộc gọi video với cả đại diện bán hàng và quản lý sản xuất. Việc này giúp bạn thấy rõ sự hiểu lầm nếu có và giải thích chi tiết hơn khi cần.
Giao tiếp qua ứng dụng ưa thích của nhà cung cấp
Mỗi quốc gia đều có ứng dụng giao tiếp ưa thích của mình: WeChat ở Trung Quốc, KaKao ở Hàn Quốc, Messenger ở nhiều nước châu Âu và châu Á. Việc cố gắng yêu cầu nhà cung cấp giao tiếp qua email có thể làm chậm trễ phản hồi. Thay vào đó, hãy sử dụng ứng dụng mà họ quen thuộc để tăng hiệu quả giao tiếp. Nếu bạn tìm nguồn trên Alibaba.com, hãy sử dụng tính năng trò chuyện tức thì của họ. Nó không chỉ hỗ trợ dịch ngôn ngữ mà còn giúp bạn lưu trữ các cuộc trao đổi cần thiết để chứng minh khi cần thiết.
Gặp gỡ nhà cung cấp trực tiếp
Trong thời gian đại dịch, việc gặp gỡ nhà cung cấp trở nên khó khăn, và chúng tôi phải học cách giao tiếp hoàn toàn từ xa. Tuy nhiên, khi có cơ hội, hãy trở lại gặp gỡ trực tiếp để xây dựng mối quan hệ tốt hơn và giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn. Gặp gỡ trực tiếp giúp giải quyết các vấn đề sản xuất một cách nhanh chóng và hiệu quả mà không cần qua nhiều bước trung gian.
HBS VIỆT NAM HỖ TRỢ XUẤT KHẨU HÀNG HÓA QUA ALIBABA
HBS Việt Nam là Đại lý của Alibaba tại Việt Nam và là một trong những đơn vị Thương mại Xuất Nhập khẩu hàng đầu ở Việt Nam.
Nhằm giúp cho việc xúc tiến thương mại toàn cầu được dễ dàng và thuận lợi hơn cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMEs), HBS Việt Nam ra đời với mong muốn mang sứ mệnh, giá trị cốt lõi xoay quanh con người và công nghệ để thay đổi một ngành thương mại truyền thống lâu đời và tạo ra con đường tơ lụa, giao thương thương mại quốc tế mới dựa trên nền móng thương mại truyền thống của thế hệ trẻ với Tâm-Trí-Tín-Tốc-Tinh-Nhân
Thống kê cứ 1 doanh nghiệp bán hàng xuất khẩu trên Alibaba.com sẽ có trung bình 26 doanh nghiệp mua hàng (tỷ lệ 1:26). Có khoảng 160 triệu người mua hàng là các doanh nghiệp sử dụng 16 ngôn ngữ quốc tế, trong đó có ngôn ngữ Tiếng Việt. Do đó sự kết nối và hợp tác giữa Alibaba.com và HBS VIỆT NAM sẽ mang lại nhiều cơ hội kinh doanh cho các doanh nghiệp xuất khẩu tại Việt Nam.
NẾU BẠN ĐANG QUAN TÂM ĐẾN DỊCH VỤ NÀY, VUI LÒNG LIÊN HỆ VỚI HBS VIỆT NAM QUA:
- Tổng đài hỗ trợ dịch vụ: 0243 626 2288 – 1900 25 25 89
- Zalo/SMS: 0938 11 6869
- Email: info@hbsvietnam.com
- Trang web: https://hbsvietnam.com/
- Fanpage: https://www.facebook.com/hbsvina
- Văn phòng Hà Nội: Số 04/TT7 ,Đường Foresa 7, KĐT Xuân Phương Tasco ,P.Xuân Phương ,Q.Nam Từ Liêm ,TP Hà Nội
Đừng bỏ lỡ cơ hội này! Hãy liên hệ ngay với HBS Việt Nam để được tư vấn miễn phí và nhận báo giá
Một số bài viết liên quan:
